Les autorités canadiennes en valeurs mobilières ont instauré un nouvel ensemble de règles visant à stimuler la confiance des investisseurs et à éviter des scandales financiers comme ceux qui, au début du nouveau millénaire, ont ébranlé les milieux financiers. À cet effet, toute entreprise publique doit mettre sur pied une politique de dénonciation qui permet à un individu, par exemple un employé, d’alerter les personnes mandatées s’il est témoin d’irrégularités quant aux procédures relatives à la comptabilité ou aux finances de l’entreprise et ce, sans crainte de représailles. Cette politique de dénonciation établit la ligne de conduite à suivre pour tout individu désirant dénoncer une irrégularité de nature financière, observée dans l’exercice de ses fonctions, sans craindre qu’on lui porte préjudice, qu’il soit congédié ou que d’autres formes de sanctions lui soient imposées.
But de la politique
Groupe Grandio (« la Société ») a mis sur pied une politique et des procédures de comptabilité ainsi qu’un système de contrôle interne qui assurent l’exactitude et l’intégrité des états financiers de la Société. Il est admis qu’il peut y avoir, à l’occasion, des situations où des employés, ou d’autres individus, soient d’avis que ces procédures et politiques n’ont pas été respectées. Il peut également s’agir d’une information erronée ou qui ait été, intentionnellement ou non, omise et que, dans un cas comme dans l’autre, l’intégrité et l’exactitude des états financiers de la Société soient, de ce fait, discutables.
Cette politique décrit les procédures en ce qui a trait à la réception, à l’archivage et au traitement des plaintes ou des préoccupations reçues par la Société en ce qui concerne la comptabilité, les contrôles et la vérification de la comptabilité interne. Cette politique met aussi en place des moyens pour protéger la confidentialité et l’anonymat des plaintes déposées par les employés de la Société.
Toute question ou commentaire liés à la comptabilité et aux procédures relatives à la comptabilité et au contrôle peuvent être acheminés au Président du Comité d'audit à l’adresse mentionnée ci-dessous ou par courriel à l’adresse suivante : comiteaudit@cage.ca.
Nelson Gentiletti
Président du Comité d'audit
Groupe Grandio
1180 Place Nobel, Bureau 102
Boucherville, Québec J4B 5L2
Procédures relatives à la réception et au traitement des plaintes et des préoccupations
Les plaintes ayant trait à la comptabilité, à la vérification et au contrôle de la comptabilité interne et les préoccupations relatives à des façons de faire discutables en matière de vérifications et de comptabilité devraient être signalées au Président du Comité d'audit ou encore acheminées par courrier à ce dernier, dans une enveloppe marquée Privé et confidentiel – Comité d'audit / plaintes et préoccupations. Si la plainte ou la préoccupation est anonyme, elle doit être claire, précise et doit fournir suffisamment de détails étant donné qu’aucune clarification ne pourra y être apportée.
Suite à la réception d’une plainte, le Président du Comité d'audit en prendra note et tentera de corriger la situation, dans le cadre de plaintes non anonymes et si ce dernier le juge opportun, en proposant au demandeur de le rencontrer ou d’entrer en contact avec cette personne par un autre moyen approprié. Chaque plainte sera examinée à fond et une action appropriée sera prise à la discrétion du Comité d'audit, si ce dernier le juge opportun. Toute plainte ou préoccupation, ainsi que la mesure prise à cet effet, sera communiquée au Comité d'audit lors de la réunion suivant la date à laquelle la plainte a été déposée. Si le président de ce comité estime souhaitable qu’une telle réunion soit tenue plus tôt, il peut en planifier une à l’horaire.
Chaque plainte ou préoccupation sera traitée de manière confidentielle. L’anonymat de l’auteur de cette plainte sera, s’il le désire, préservé.
La Société ne pourra congédier, menacer, harceler, discipliner, retenir ou suspendre le salaire et/ou les avantages sociaux, rétrograder, transférer ou prendre tout autre mesure punitive contre un employé qui, de bonne foi, signale ses préoccupations, porte plainte ou rapporte une action fautive, fournit des informations ou sa coopération lors d’une enquête interne, d’une investigation ou d’un procès judiciaire.
Traitement des plaintes
Le Président du Comité d'audit demandera au secrétaire corporatif de la Société de superviser la tenue d’un registre (le « Registre des plaintes ») indiquant toutes les plaintes et préoccupations, peu importe leur provenance.
Le Président du Comité d'audit aura la tâche de s’assurer que chacune de ces plaintes ou préoccupations qui lui auront été acheminées soit bien documentée. Une telle documentation devra inclure un rapport fournissant une description complète des allégations, une description de l’action entreprise (incluant une investigation et/ou une mesure disciplinaire), le statut du dossier (i.e. le dossier est-il en suspens ou fermé ?) et, si le dossier est clos, une note indiquant les mesures qui ont été prises. Toute documentation relative à une plainte ou une préoccupation devra être conservée par le secrétaire corporatif de la Société.
Le Comité d'audit bénéficie, en tout temps, d’un plein accès aux dossiers qui lui a été confié incluant le Registre des plaintes, les rapports portant sur les plaintes et les préoccupations, ainsi que tous les documents y afférents, à l’exception de toute information pouvant être utilisée pour identifier une personne qui a requis l’anonymat.
